SERVICES

Secrétaire à la carte

– Ouverture et traitement du courrier reçu + préparation et envoi des courriers émis
Rédaction de lettre commerciale, demande de réclamation à un organisme, ouverture et suivi de dossier litige, correspondance avec le personnel, envoi facture et devis, etc….

– Etablissement des devis selon votre mise en page ou logiciel existant ou encore, création papier de votre entête normalisée et mise en forme de trame type (devis, etc.)
Remplissage ou rédaction d’appel d’offre, de contrat de sous traitance, situation de travaux, etc…

– Classement : devis et factures clients, factures fournisseurs, banques, éléments relatifs à la partie sociale et fiscale, etc.
– Préparation navette comptable
– Archivage annuel

– Accueil téléphonique, gestion agenda (en remplacement sur site ou transfert appel)

– Mailing, vœux, etc…
Réalisation carte vœux et publipostage pour envoi mailing, impression de vos étiquettes

– Remplacement ponctuel (absence maladie, vacances, formation, etc.) sur site ou en transfert d’appel / d’agenda

COMPTABILITE :

– Client : Facturation, suivi paiement, relance et procédures attenantes

– Fournisseur : suivi des échéances, mise en place d’échéancier et négociations

– Banque : pointage et rapprochement bancaire

– Caisse : gestion et pointage du livre de caisse

– Saisie comptable sur votre logiciel (achats, ventes, banques, caisse)

– Transfert ou importation des données depuis votre logiciel sur le logiciel de votre expert-comptable

– Relation et suivi avec votre expert-comptable

SOCIAL :

– DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) sur TESE (Titre Emploi Service Entreprise : service portail accessible Urssaf employeur qui vous permet de réaliser vos fiches de paie) ; rédaction des contrats de travail, préparation des paies (fiches heures et compte rendu comptable)

– Gestion et commande des Tickets restaurant, chèque vacances, cadeaux, etc…

– Réalisation des fiches de paies sur TESE

– Tenu du registre du personnel, suivi des visites médicales, carte Pro BTP, etc.

– Déclaration sociale (Pro BTP, CIBTP) mise en place mutuelle entreprise

FISCAL :

– Réalisation calcul déclaration de TVA et déclaration (DEB : Déclaration d’Echange de Biens auprès des douanes : échange internationaux)

– Suivi et déclaration sur votre portail « impôt.gouv » pour la CFE (cotisation foncières des entreprises) et de l’Impôts sur les Sociétés (en relation avec votre expert-comptable)

– Mise en place d’échéancier

– Relation avec vos partenaires :
Fournisseurs : ouverture de compte, conditions de règlements, etc.
Clients : suivi des chantiers, contrat divers, planning d’exécution, administratif attenant, etc.
Partenaires : organisation des réunions, assistanat pour rédaction du compte-rendu, etc.

– Gestion agenda (RDV direction, planification chantier – relation client)

– Relation avec votre expert-comptable et votre service social

– Etude et analyse de vos partenariats (assureur, mutuelle, donneur d’ordre, sous-traitant)

– Gestion de votre parc véhicule : réalisation d’une synthèse et suivi pour les entretiens, contrôle technique, usure pneumatique, etc.

– Parc de prêt : fiche d’état entrée et sortie du véhicule, relevé km, etc…

– Élaboration de tableaux de bord permettant le suivi financier de l’activité

– Analyse de votre méthode actuelle et si besoin mise en place d’une organisation administrative simple et fonctionnelle

– Assistance lors de vos RDV avec vos partenaires financiers (banquier, conseil), de gestion (comptable), commerciaux (prospects, clients, vendeurs) et/ou pilote (courtier en assurance, service juridique)

– Analyse : décrire l’organigramme fonctionnel pour mesurer objectivement les performances actuelles, énumérer les faiblesses et apporter une solution pour les éradiquer

– Création de fiche de fonction et de fiche de poste :
Fiche de fonction pour chaque qualification d’emploi
Fiche de poste qui reprend en détail la fonction de chaque poste pour une harmonisation et une rentabilité des missions et de leurs exécuteurs.

– Détection et analyse : mise en place d’indicateur permettant de mesurer la santé financière et humaine de votre entreprise

– Analyse et révision ou élaboration de technique commerciale en fonction du secteur d’activité, de la taille de l’entreprise et des objectifs visés.